PORTARIA N. 191, DE 18 DE SETEMBRO DE 2009.
 
 
Regulamenta a utilização do Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, na Secretaria do Tribunal de Justiça e nas comarcas do Estado de Mato Grosso do Sul.
 
 
O VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, Desembargador Paulo Alfeu Puccinelli, no uso de suas atribuições legais e regimentais e,
CONSIDERANDO que a utilização dos recursos de informática é necessidade que se impõe na busca de maior produtividade, segurança e economia dos recursos naturais disponíveis;
CONSIDERANDO que a moderna tecnologia permite a eliminação de etapas, papéis e a tramitação em ambiente virtual de documentos e andamentos processuais.
CONSIDERANDO que a segurança do sistema também poderá contar com assinatura digital, conforme dispõe a Portaria n. 70 de 19 de março de 2008, que regulamentou a utilização do certificado digital no âmbito do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul.
CONSIDERANDO que a nova versão do Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, permite a extensão de seus benefícios a todas as comarcas do Estado, bem como a padronização dos procedimentos.
 
RESOLVE
 
Art. 1º Normatizar a utilização do Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, que passa a vigorar nos termos desta Portaria.
Art. 2º O Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, será empregado nas seguintes situações:
I - criação e encaminhamento de documentos e/ou processos administrativos às áreas competentes, eletronicamente, em formato PDF e assinados digitalmente;
II - permitirá o recebimento e registro de forma padronizada de documentos, de ordem administrativa e processos internos e externos, que tramitam no âmbito da Secretaria do Tribunal de Justiça e das comarcas do Estado, por meio eletrônico;
III - registrará as movimentações e ocorrências a respeito do ciclo de vida dos documentos e processos administrativos;
IV - disponibilizará informações sobre cada procedimento adotado, dentro da sua área e seus respectivos trâmites e decisões aos interessados, até seu arquivamento final.
V - emitirá relatórios que auxiliem a gestão dos documentos e o propiciem um fácil acesso às informações desejadas.
Art. 3º Os documentos eletrônicos emitidos pelos sistemas informatizados do Poder Judiciário e assinados digitalmente possuem todos os requisitos de validade para a prática dos atos que lhes correspondem.
§ 1º O documento eletrônico assinado digitalmente não é passível de alteração, abrindo-se apenas as possibilidades de leitura e impressão.
§ 2º Por certificado do Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul, será garantida a integridade e a autenticidade dos documentos emitidos pelo usuário que não possuir certificado pessoal.
Art. 4º É vedada a tramitação de documentos ou comunicação interna oficial, no âmbito do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul, que não seja realizada eletronicamente e sem assinatura digital, através do sistema.
Art. 5º Quando houver necessidade de imprimir o documento digital para instruir procedimento em meio físico, apesar de o tal documento conter a assinatura digital, será imprescindível a autenticação tradicional, já que somente o arquivo eletrônico conterá a representação original do ato.
Art. 6º O processo administrativo ou o documento criado no Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA- poderá ser gravado com a restrição de “sigiloso”, sendo que, nessa hipótese, o usuário que o criou ou autuou o processo, deverá informar no sistema quais serão os demais usuários que poderão visualizá-lo.
Art. 7º A numeração dos documentos expedidos pelas unidades do Poder Judiciário, bem como a dos processos administrativos autuados, será fornecida pelo Sistema de Controle de Documentos e de Processos Administrativos - SCDPA, em ordem seqüencial, por exercício, consoante a área e a natureza de cada documento, obedecendo à seguinte composição numérica:
I - A composição numérica (máscara numérica) de documentos obedecerá ao formato S.D.T.XXXX/ano, onde:
a) S: corresponde ao código da secretaria ou comarca;
b) D: corresponde ao código do departamento ou unidade cartorária;
c) T: corresponde ao código do tipo de documento;
d) X: corresponde ao número seqüencial do documento;
e) ano: corresponde ao ano corrente.
II - A composição numérica (máscara numérica) de processos obedecerá ao formato S.T.XXXX/ano, onde:
a) S: corresponde ao código da secretaria ou comarca;
b) T: corresponde ao código do tipo de processo;
c) X: corresponde ao número seqüencial do processo;
d) ano: corresponde ano corrente
Art. 8º A Coordenadoria de Apoio e Atendimento ao Público, ao receber os documentos oriundos de outras comarcas ou entidades, procederá da seguinte forma:
I – para fins de registro no sistema, fará a análise do documento, identificando-lhe os dados de origem, o remetente, sua qualificação, o assunto e a unidade a que se destina.
II - atribuirá ao documento o número de protocolo obedecendo a critérios de seleção definidos com as unidades do Tribunal.
III - registrará o documento no sistema, lançando os seguintes dados: procedência, número original e unidade de destino. Após o registro, o número do protocolo será gerado automaticamente.
IV - Emitirá guia de remessa eletrônica e procederá à entrega do documento à unidade de destino.
Art. 9º A tramitação do documento protocolizado deverá, obrigatoriamente, ser registrada no sistema, na área de destino.
Art. 10. Todos os documentos e/ou processos endereçados às comarcas, via malote do correio ou a outras unidades externas, deverão ser registrados pela área responsável, com o protocolo de saída no Sistema de Controle de Documentos e de Processos Administrativos – SCDPA, antes de serem encaminhados à Coordenadoria de Apoio e Atendimento ao Público.
Parágrafo único. Não serão recebidos pela Coordenadoria os documentos e processos que não tiverem o protocolo de saída e movimentação correta para os destinos supracitados.
Art. 11. Caberão às unidades do Tribunal de Justiça, que receberem documentos físicos, conferir-lhes os dados confrontando-os com a remessa eletrônica, que deverá ser feita pelo sistema, procedendo à digitalização dos recebimentos.
Art. 12. Todas as Secretarias do Tribunal de Justiça e Secretarias da Direção dos Foros deverão registrar os documentos, impreterivelmente na data do recebimento.
Art. 13. Tratando-se de processos físicos em tramitação, as movimentações seguirão a forma atual, devendo constar o lançamento no sistema e, quando necessário, será encaminhado à área interna ou externa respectiva, sendo realizado o recebimento apenas eletronicamente, sem necessidade de comprovação em documento físico.
Art. 14. As remessas de correspondências e/ou documentos digitais, necessários à instrução de processos nas comarcas, ainda não interligadas ao sistema, deverão ser realizadas por meio físico, via malote, com aviso de recebimento, se necessário. Após a resposta ou providência, deverão ser digitalizados e inseridos no processo digital do qual originaram.
Art. 15. Todos os documentos que tiverem tramitação encerrada deverão receber o registro da ocorrência de arquivamento.
Art. 16. Os processos digitais que necessitem ser encaminhados a outras entidades, para quaisquer providências, deverão ser materializados e encaminhados via malote; os processos físicos seguirão a mesma tramitação, devendo receber uma ocorrência de movimentação no sistema.
Art. 17. São de responsabilidade de todas as áreas internas da Secretaria do Tribunal de Justiça e das Secretarias da Direção do Foro, a criação, movimentação e acompanhamento dos trâmites de documentos e processos desenvolvidos no SCDPA, no ambiente digital.
Parágrafo único. As demais coordenadorias ou departamentos que atuarem diretamente em processos exclusivos de suas competências ficarão responsáveis e tomarão as providências mencionadas no artigo 15 desta Portaria.
Art. 18. As áreas, quando por algum motivo não souberem o destino exato da movimentação, deverão encaminhar os documentos ou processos diretamente às Coordenadorias de Gabinete, que ficarão encarregadas de distribuir às áreas internas, quando necessário.
Art. 19. A Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica promoverá a uniformização de tipos de documentos e de processos de matéria administrativa no sistema, evitando assim a criação de itens repetitivos e desnecessários.
Art. 20. São atribuições da Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica:
I - interagir com os setores do Poder Judiciário, ouvindo as áreas, identificando e recomendando ações que garantam a melhor utilização do sistema, bem como o aprimoramento de suas funções;
II - analisar as solicitações dos usuários, que deverão justificar o pedido de alteração e/ou inclusão de rotinas e funções no sistema, as quais serão objeto de posterior deliberação e implantação pela Secretaria de Tecnologia da Informação.
III - analisar as especificações do sistema, de forma a garantir a sua funcionalidade e contínuo aperfeiçoamento;
IV – Colher a manifestação da Diretoria do Departamento de Gestão Estratégica, quanto às ações recomendadas e as solicitações de que tratam os incisos I e II deste artigo.
Art. 21. Esta Portaria entra em vigor nesta data, gerando efeitos após trinta dias de sua publicação, ficando revogada a Portaria n. 32, de 20 de outubro de 2003. (Retificado DJ-MS, de 23.9.09.)
 
 
Des. Paulo Alfeu Puccinelli
Vice- Presidente, no exercício da Presidência
 
 
DJ-MS-09(2049):2, 21.9.09.

PORTARIA N. 191, DE 18 DE SETEMBRO DE 2009.

 

 

Regulamenta a utilização do Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, na Secretaria do Tribunal de Justiça e nas comarcas do Estado de Mato Grosso do Sul.

 

 

O VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, Desembargador Paulo Alfeu Puccinelli, no uso de suas atribuições legais e regimentais e,

CONSIDERANDO que a utilização dos recursos de informática é necessidade que se impõe na busca de maior produtividade, segurança e economia dos recursos naturais disponíveis;

CONSIDERANDO que a moderna tecnologia permite a eliminação de etapas, papéis e a tramitação em ambiente virtual de documentos e andamentos processuais.

CONSIDERANDO que a segurança do sistema também poderá contar com assinatura digital, conforme dispõe a Portaria n. 70 de 19 de março de 2008, que regulamentou a utilização do certificado digital no âmbito do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul.

CONSIDERANDO que a nova versão do Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, permite a extensão de seus benefícios a todas as comarcas do Estado, bem como a padronização dos procedimentos.

 

RESOLVE

 

Art. 1º Normatizar a utilização do Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, que passa a vigorar nos termos desta Portaria.

Art. 2º O Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, será empregado nas seguintes situações:

I - criação e encaminhamento de documentos e/ou processos administrativos às áreas competentes, eletronicamente, em formato PDF e assinados digitalmente;

II - permitirá o recebimento e registro de forma padronizada de documentos, de ordem administrativa e processos internos e externos, que tramitam no âmbito da Secretaria do Tribunal de Justiça e das comarcas do Estado, por meio eletrônico;

III - registrará as movimentações e ocorrências a respeito do ciclo de vida dos documentos e processos administrativos;

IV - disponibilizará informações sobre cada procedimento adotado, dentro da sua área e seus respectivos trâmites e decisões aos interessados, até seu arquivamento final.

V - emitirá relatórios que auxiliem a gestão dos documentos e o propiciem um fácil acesso às informações desejadas.

Art. 3º Os documentos eletrônicos emitidos pelos sistemas informatizados do Poder Judiciário e assinados digitalmente possuem todos os requisitos de validade para a prática dos atos que lhes correspondem.

§ 1º O documento eletrônico assinado digitalmente não é passível de alteração, abrindo-se apenas as possibilidades de leitura e impressão.

§ 2º Por certificado do Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul, será garantida a integridade e a autenticidade dos documentos emitidos pelo usuário que não possuir certificado pessoal.

Art. 4º É vedada a tramitação de documentos ou comunicação interna oficial, no âmbito do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul, que não seja realizada eletronicamente e sem assinatura digital, através do sistema.

Art. 5º Quando houver necessidade de imprimir o documento digital para instruir procedimento em meio físico, apesar de o tal documento conter a assinatura digital, será imprescindível a autenticação tradicional, já que somente o arquivo eletrônico conterá a representação original do ato.

Art. 5º Revogado pela Portaria n. 1.194, de 4.9.2017 – DJMS, de 5.9.2017.

Art. 6º O processo administrativo ou o documento criado no Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA- poderá ser gravado com a restrição de “sigiloso”, sendo que, nessa hipótese, o usuário que o criou ou autuou o processo, deverá informar no sistema quais serão os demais usuários que poderão visualizá-lo.

Art. 7º A numeração dos documentos expedidos pelas unidades do Poder Judiciário, bem como a dos processos administrativos autuados, será fornecida pelo Sistema de Controle de Documentos e de Processos Administrativos - SCDPA, em ordem seqüencial, por exercício, consoante a área e a natureza de cada documento, obedecendo à seguinte composição numérica:

I - A composição numérica (máscara numérica) de documentos obedecerá ao formato S.D.T.XXXX/ano, onde:

a) S: corresponde ao código da secretaria ou comarca;

b) D: corresponde ao código do departamento ou unidade cartorária;

c) T: corresponde ao código do tipo de documento;

d) X: corresponde ao número seqüencial do documento;

e) ano: corresponde ao ano corrente.

II - A composição numérica (máscara numérica) de processos obedecerá ao formato S.T.XXXX/ano, onde:

a) S: corresponde ao código da secretaria ou comarca;

b) T: corresponde ao código do tipo de processo;

c) X: corresponde ao número seqüencial do processo;

d) ano: corresponde ano corrente

Art. 8º A Coordenadoria de Apoio e Atendimento ao Público, ao receber os documentos oriundos de outras comarcas ou entidades, procederá da seguinte forma:

I – para fins de registro no sistema, fará a análise do documento, identificando-lhe os dados de origem, o remetente, sua qualificação, o assunto e a unidade a que se destina.

II - atribuirá ao documento o número de protocolo obedecendo a critérios de seleção definidos com as unidades do Tribunal.

III - registrará o documento no sistema, lançando os seguintes dados: procedência, número original e unidade de destino. Após o registro, o número do protocolo será gerado automaticamente.

IV - Emitirá guia de remessa eletrônica e procederá à entrega do documento à unidade de destino.

Art. 9º A tramitação do documento protocolizado deverá, obrigatoriamente, ser registrada no sistema, na área de destino.

Art. 10. Todos os documentos e/ou processos endereçados às comarcas, via malote do correio ou a outras unidades externas, deverão ser registrados pela área responsável, com o protocolo de saída no Sistema de Controle de Documentos e de Processos Administrativos – SCDPA, antes de serem encaminhados à Coordenadoria de Apoio e Atendimento ao Público.

Parágrafo único. Não serão recebidos pela Coordenadoria os documentos e processos que não tiverem o protocolo de saída e movimentação correta para os destinos supracitados.

Art. 11. Caberão às unidades do Tribunal de Justiça, que receberem documentos físicos, conferir-lhes os dados confrontando-os com a remessa eletrônica, que deverá ser feita pelo sistema, procedendo à digitalização dos recebimentos.

Art. 12. Todas as Secretarias do Tribunal de Justiça e Secretarias da Direção dos Foros deverão registrar os documentos, impreterivelmente na data do recebimento.

Art. 13. Tratando-se de processos físicos em tramitação, as movimentações seguirão a forma atual, devendo constar o lançamento no sistema e, quando necessário, será encaminhado à área interna ou externa respectiva, sendo realizado o recebimento apenas eletronicamente, sem necessidade de comprovação em documento físico.

Art. 14. As remessas de correspondências e/ou documentos digitais, necessários à instrução de processos nas comarcas, ainda não interligadas ao sistema, deverão ser realizadas por meio físico, via malote, com aviso de recebimento, se necessário. Após a resposta ou providência, deverão ser digitalizados e inseridos no processo digital do qual originaram.

Art. 15. Todos os documentos que tiverem tramitação encerrada deverão receber o registro da ocorrência de arquivamento.

Art. 16. Os processos digitais que necessitem ser encaminhados a outras entidades, para quaisquer providências, deverão ser materializados e encaminhados via malote; os processos físicos seguirão a mesma tramitação, devendo receber uma ocorrência de movimentação no sistema.

Art. 17. São de responsabilidade de todas as áreas internas da Secretaria do Tribunal de Justiça e das Secretarias da Direção do Foro, a criação, movimentação e acompanhamento dos trâmites de documentos e processos desenvolvidos no SCDPA, no ambiente digital.

§ 1º As demais coordenadorias ou departamentos que atuarem diretamente em processos exclusivos de suas competências ficarão responsáveis e tomarão as providências mencionadas no artigo 15 desta Portaria. (Renumerado pela Portaria n. 745, de 2015.)

§ 2º Todas as áreas do Poder Judiciário deverão proceder à verificação diária de documentos e processos junto ao SCDPA, a fim de constatar a existência de pendências, efetuando o imediato recebimento e, quando o caso exigir, a respectiva movimentação. (Acrescentado pela Portaria n. 745, de 2015.)

§ 3º Os documentos e processos recebidos deverão ser respondidos ou encaminhados à área de destino, para o devido cumprimento, no prazo estabelecido no respectivo expediente ou na legislação pertinente à matéria, a contar da data do respectivo recebimento. (Acrescentado pela Portaria n. 745, de 2015.)

Art. 18. As áreas, quando por algum motivo não souberem o destino exato da movimentação, deverão encaminhar os documentos ou processos diretamente às Coordenadorias de Gabinete, que ficarão encarregadas de distribuir às áreas internas, quando necessário.

Art. 19. A Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica promoverá a uniformização de tipos de documentos e de processos de matéria administrativa no sistema, evitando assim a criação de itens repetitivos e desnecessários.

Art. 20. São atribuições da Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica:

I - interagir com os setores do Poder Judiciário, ouvindo as áreas, identificando e recomendando ações que garantam a melhor utilização do sistema, bem como o aprimoramento de suas funções;

II - analisar as solicitações dos usuários, que deverão justificar o pedido de alteração e/ou inclusão de rotinas e funções no sistema, as quais serão objeto de posterior deliberação e implantação pela Secretaria de Tecnologia da Informação.

III - analisar as especificações do sistema, de forma a garantir a sua funcionalidade e contínuo aperfeiçoamento;

IV – Colher a manifestação da Diretoria do Departamento de Gestão Estratégica, quanto às ações recomendadas e as solicitações de que tratam os incisos I e II deste artigo.

Art. 21. Esta Portaria entra em vigor nesta data, gerando efeitos após trinta dias de sua publicação, ficando revogada a Portaria n. 32, de 20 de outubro de 2003. (Retificado DJ-MS, de 23.9.09.)

 

 

Des. Paulo Alfeu Puccinelli

Vice- Presidente, no exercício da Presidência

 

 

DJMS-09(2049):2, 21.9.2009

PORTARIA N. 191, DE 18 DE SETEMBRO DE 2009.

 

 

Regulamenta a utilização do Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, na Secretaria do Tribunal de Justiça e nas comarcas do Estado de Mato Grosso do Sul.

 

 

O VICE-PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL, Desembargador Paulo Alfeu Puccinelli, no uso de suas atribuições legais e regimentais e,

CONSIDERANDO que a utilização dos recursos de informática é necessidade que se impõe na busca de maior produtividade, segurança e economia dos recursos naturais disponíveis;

CONSIDERANDO que a moderna tecnologia permite a eliminação de etapas, papéis e a tramitação em ambiente virtual de documentos e andamentos processuais.

CONSIDERANDO que a segurança do sistema também poderá contar com assinatura digital, conforme dispõe a Portaria n. 70 de 19 de março de 2008, que regulamentou a utilização do certificado digital no âmbito do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul.

CONSIDERANDO que a nova versão do Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, permite a extensão de seus benefícios a todas as comarcas do Estado, bem como a padronização dos procedimentos.

 

RESOLVE

 

Art. 1º Normatizar a utilização do Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, que passa a vigorar nos termos desta Portaria.

Art. 2º O Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA, será empregado nas seguintes situações:

I - criação e encaminhamento de documentos e/ou processos administrativos às áreas competentes, eletronicamente, em formato PDF e assinados digitalmente;

II - permitirá o recebimento e registro de forma padronizada de documentos, de ordem administrativa e processos internos e externos, que tramitam no âmbito da Secretaria do Tribunal de Justiça e das comarcas do Estado, por meio eletrônico;

III - registrará as movimentações e ocorrências a respeito do ciclo de vida dos documentos e processos administrativos;

IV - disponibilizará informações sobre cada procedimento adotado, dentro da sua área e seus respectivos trâmites e decisões aos interessados, até seu arquivamento final.

V - emitirá relatórios que auxiliem a gestão dos documentos e o propiciem um fácil acesso às informações desejadas.

Art. 3º Os documentos eletrônicos emitidos pelos sistemas informatizados do Poder Judiciário e assinados digitalmente possuem todos os requisitos de validade para a prática dos atos que lhes correspondem.

§ 1º O documento eletrônico assinado digitalmente não é passível de alteração, abrindo-se apenas as possibilidades de leitura e impressão.

§ 2º Por certificado do Tribunal de Justiça de Mato Grosso do Sul, será garantida a integridade e a autenticidade dos documentos emitidos pelo usuário que não possuir certificado pessoal.

Art. 4º É vedada a tramitação de documentos ou comunicação interna oficial, no âmbito do Poder Judiciário de Mato Grosso do Sul, que não seja realizada eletronicamente e sem assinatura digital, através do sistema.

Art. 5º Quando houver necessidade de imprimir o documento digital para instruir procedimento em meio físico, apesar de o tal documento conter a assinatura digital, será imprescindível a autenticação tradicional, já que somente o arquivo eletrônico conterá a representação original do ato.

Art. 5º Revogado pela Portaria n. 1.194, de 4.9.2017 – DJMS, de 5.9.2017.

Art. 6º O processo administrativo ou o documento criado no Sistema de Controle de Documentos e Processos Administrativos – SCDPA- poderá ser gravado com a restrição de “sigiloso”, sendo que, nessa hipótese, o usuário que o criou ou autuou o processo, deverá informar no sistema quais serão os demais usuários que poderão visualizá-lo.

Art. 7º A numeração dos documentos expedidos pelas unidades do Poder Judiciário, bem como a dos processos administrativos autuados, será fornecida pelo Sistema de Controle de Documentos e de Processos Administrativos - SCDPA, em ordem seqüencial, por exercício, consoante a área e a natureza de cada documento, obedecendo à seguinte composição numérica:

I - A composição numérica (máscara numérica) de documentos obedecerá ao formato S.D.T.XXXX/ano, onde:

a) S: corresponde ao código da secretaria ou comarca;

b) D: corresponde ao código do departamento ou unidade cartorária;

c) T: corresponde ao código do tipo de documento;

d) X: corresponde ao número seqüencial do documento;

e) ano: corresponde ao ano corrente.

II - A composição numérica (máscara numérica) de processos obedecerá ao formato S.T.XXXX/ano, onde:

a) S: corresponde ao código da secretaria ou comarca;

b) T: corresponde ao código do tipo de processo;

c) X: corresponde ao número seqüencial do processo;

d) ano: corresponde ano corrente

Art. 8º A Coordenadoria de Apoio e Atendimento ao Público, ao receber os documentos oriundos de outras comarcas ou entidades, procederá da seguinte forma:

I – para fins de registro no sistema, fará a análise do documento, identificando-lhe os dados de origem, o remetente, sua qualificação, o assunto e a unidade a que se destina.

II - atribuirá ao documento o número de protocolo obedecendo a critérios de seleção definidos com as unidades do Tribunal.

III - registrará o documento no sistema, lançando os seguintes dados: procedência, número original e unidade de destino. Após o registro, o número do protocolo será gerado automaticamente.

IV - Emitirá guia de remessa eletrônica e procederá à entrega do documento à unidade de destino.

Art. 9º A tramitação do documento protocolizado deverá, obrigatoriamente, ser registrada no sistema, na área de destino.

Art. 10. Todos os documentos e/ou processos endereçados às comarcas, via malote do correio ou a outras unidades externas, deverão ser registrados pela área responsável, com o protocolo de saída no Sistema de Controle de Documentos e de Processos Administrativos – SCDPA, antes de serem encaminhados à Coordenadoria de Apoio e Atendimento ao Público.

Parágrafo único. Não serão recebidos pela Coordenadoria os documentos e processos que não tiverem o protocolo de saída e movimentação correta para os destinos supracitados.

Art. 11. Caberão às unidades do Tribunal de Justiça, que receberem documentos físicos, conferir-lhes os dados confrontando-os com a remessa eletrônica, que deverá ser feita pelo sistema, procedendo à digitalização dos recebimentos.

Art. 12. Todas as Secretarias do Tribunal de Justiça e Secretarias da Direção dos Foros deverão registrar os documentos, impreterivelmente na data do recebimento.

Art. 13. Tratando-se de processos físicos em tramitação, as movimentações seguirão a forma atual, devendo constar o lançamento no sistema e, quando necessário, será encaminhado à área interna ou externa respectiva, sendo realizado o recebimento apenas eletronicamente, sem necessidade de comprovação em documento físico.

Art. 14. As remessas de correspondências e/ou documentos digitais, necessários à instrução de processos nas comarcas, ainda não interligadas ao sistema, deverão ser realizadas por meio físico, via malote, com aviso de recebimento, se necessário. Após a resposta ou providência, deverão ser digitalizados e inseridos no processo digital do qual originaram.

Art. 15. Todos os documentos que tiverem tramitação encerrada deverão receber o registro da ocorrência de arquivamento.

Art. 16. Os processos digitais que necessitem ser encaminhados a outras entidades, para quaisquer providências, deverão ser materializados e encaminhados via malote; os processos físicos seguirão a mesma tramitação, devendo receber uma ocorrência de movimentação no sistema.

Art. 17. São de responsabilidade de todas as áreas internas da Secretaria do Tribunal de Justiça e das Secretarias da Direção do Foro, a criação, movimentação e acompanhamento dos trâmites de documentos e processos desenvolvidos no SCDPA, no ambiente digital.

§ 1º As demais coordenadorias ou departamentos que atuarem diretamente em processos exclusivos de suas competências ficarão responsáveis e tomarão as providências mencionadas no artigo 15 desta Portaria. (Renumerado pela Portaria n. 745, de 2015.)

§ 2º Todas as áreas do Poder Judiciário deverão proceder à verificação diária de documentos e processos junto ao SCDPA, a fim de constatar a existência de pendências, efetuando o imediato recebimento e, quando o caso exigir, a respectiva movimentação. (Acrescentado pela Portaria n. 745, de 2015.)

§ 3º Os documentos e processos recebidos deverão ser respondidos ou encaminhados à área de destino, para o devido cumprimento, no prazo estabelecido no respectivo expediente ou na legislação pertinente à matéria, a contar da data do respectivo recebimento. (Acrescentado pela Portaria n. 745, de 2015.)

Art. 18. As áreas, quando por algum motivo não souberem o destino exato da movimentação, deverão encaminhar os documentos ou processos diretamente às Coordenadorias de Gabinete, que ficarão encarregadas de distribuir às áreas internas, quando necessário.

Art. 19. A Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica promoverá a uniformização de tipos de documentos e de processos de matéria administrativa no sistema, evitando assim a criação de itens repetitivos e desnecessários.

Art. 20. São atribuições da Secretaria de Planejamento e Gestão Estratégica:

I - interagir com os setores do Poder Judiciário, ouvindo as áreas, identificando e recomendando ações que garantam a melhor utilização do sistema, bem como o aprimoramento de suas funções;

II - analisar as solicitações dos usuários, que deverão justificar o pedido de alteração e/ou inclusão de rotinas e funções no sistema, as quais serão objeto de posterior deliberação e implantação pela Secretaria de Tecnologia da Informação.

III - analisar as especificações do sistema, de forma a garantir a sua funcionalidade e contínuo aperfeiçoamento;

IV – Colher a manifestação da Diretoria do Departamento de Gestão Estratégica, quanto às ações recomendadas e as solicitações de que tratam os incisos I e II deste artigo.

Art. 21. Esta Portaria entra em vigor nesta data, gerando efeitos após trinta dias de sua publicação, ficando revogada a Portaria n. 32, de 20 de outubro de 2003. (Retificado DJ-MS, de 23.9.09.)

 

 

Des. Paulo Alfeu Puccinelli

Vice- Presidente, no exercício da Presidência

 

 

DJMS-09(2049):2, 21.9.2009